Facturation électronique au Luxembourg

La facturation électronique, c'est quoi ?

Depuis le 18 mai 2022, une nouvelle loi est entrée en vigueur qui oblige les fournisseurs des institutions publiques luxembourgeoises à utiliser la facturation électronique pour communiquer leurs factures.

Cette loi fait suite à la directive 2014/55/UE, qui vise à simplifier les procédures administratives et à renforcer la sécurité interne en réduisant l’utilisation du papier.

Etes-vous concernés ?
Par la facturation électronique au Luxembourg

La loi instaure l’obligation pour les opérateurs économiques d’envoyer électroniquement leurs factures à l’État dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession.

Seules les parties prenantes sont concernées, ce sont soit des entreprises, soit des organismes du secteur public.

Qu'est-ce qu'un marché public ?

Ce sont des contrats à titre onéreux conclus par écrit entre un ou plusieurs opérateurs économiques et un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et ayant pour objet l’exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services.

Comment définit-on un organisme du secteur public ?

L’État, les communes, les organismes de droit public ou les associations formées par une ou plusieurs de ces autorités ou un ou plusieurs de ces organismes de droit public forment le « pouvoirs adjudicateurs ».

En savoir plus sur le site du gouvernement luxembourgeois

Conclusion

Vous êtes concernés si vous êtes dans la liste des grandes et moyennes entreprises (voir ci-dessous) ou si vous envoyez des factures à un des organismes du secteur public listé ci-dessous.

Quelle est votre échéance ?

Votre échéance de mise en place de cette obligation dépend de la “taille” de votre entreprise.
Si à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins deux des trois critères suivants sont dépassées, alors votre entreprise entre dans cette catégorie

Pour les grandes entreprises

La facturation électronique est obligatoire depuis le 18 mai 2022.

a) Total du bilan : Plus de 20 millions d’euros

b) Montant net du chiffre d’affaires : Plus de 40 millions d’euros

c) Nombre d’employés à plein temps : Plus de 250

Pour les moyennes entreprises

La facturation électronique est obligatoire depuis le 18 octobre 2022.

a) Total du bilan : 4,4 millions d’euros

b) Montant net du chiffre d’affaires : 8,8 millions d’euros

c) Nombre d’employé à plein temps : 50

Pour les petites entreprises

Enfin, les petites entreprises disposent de plus de temps, avec une échéance fixée au 18 mars 2023.

Facturation électronique conforme

Afin d’être en conformité à la loi sur la facturation électronique, les entreprises émettrices de factures ont deux obligations :

Produire des factures électroniques au Luxembourg conformes à la norme européenne EN 16931-1:2017 et à une des deux syntaxes suivantes:

XML UBL 2.1 (Universal Business Language: langage d’affaire universel) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015 et maintenu par l’organisme sans but lucratif OASIS Open;

XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, tel que spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM — CII)

Utiliser le réseau OpenPEPPOL pour la transmission des documents

Vérifier votre conformité à la facturation électronique au Luxembourg

Le format de la facturation électronique au Luxembourg

Le format des factures n’a plus rien à voir avec les traditionnelles factures PDF. En effet, il est nécessaire de produire soit un fichier XML, soit d’échanger des données sous format XML.

Le fichier PDF et les éventuelles annexes pourront être incorporés dans ce fichier.

Ci-dessous un exemple de structure XML correspondant au format UBL 2.0

OpenPEPPOL

Peppol est le réseau de livraison commun choisi pour permettre l’émission, la transmission et la réception automatisées de factures électroniques. La norme d’utilisation est définie par l’association internationale sans but lucratif de droit belge OpenPeppol.

Afin d’utiliser ce réseau, l’émetteur et le récepteur de facture doivent faire appel à un service provider certifié par OpenPEPPOL

Afin d’utiliser le réseau OpenPEPPOL, les données contenues dans les factures doivent répondre aux exigences du réseau. Celui-ci contient plusieurs dizaine de règles de validations.